கற்றது Excel

குறிப்பிட்ட செல்களுக்கு மட்டும் பூட்டு மாட்ட..

2010-02-04T16:29:00.004+05:30

எக்ஸெலில் சிலசமயம் workbookகளை பலருக்கு விநியோகித்து அவர்களிடமிருந்து சில தகவல்களைப் பெற வேண்டியிருக்கும்.

நாம் விநியோகிக்கும் ஒர்க்புக்கை பூட்டி (protect) அனுப்ப வேண்டியிருக்கும். ஒர்க்புக்கில் ஏற்கனவே உள்ள தகவல்களை (formatting, data போன்றவற்றை)

ஆனால் ஒருசில செல்களில் மட்டும் மற்றவர்களிடமிருந்து தகவல் சேகரிக்க வேண்டியுமிருக்கும்.

அதாவது ஒரு வொர்க்-ஷீட்டில் குறிப்பிட்ட செல்களை மட்டும் அடுத்தவர் பயன்படுத்த அனுமதிக்க வேண்டும். இதை இப்படிச் செயல்படுத்தலாம்:

1. எந்த செல்களை அடுத்தவர் பயன்படுத்த அனுமதிக்க நினைக்கிறீர்களோ, அவைகளை செலக்ட் செய்து கொள்ளவும். (உதாரணமாக கீழ்க்கண்ட படத்திலுள்ள மஞ்சள் நிறத்திலுள்ள செல்களை தேர்ந்தெடுக்கிறோம்)

1.2. ஒரே ஒர்க்-ஷீட்டில் வெவ்வேறு இடங்களில் உள்ள செல்களை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டுமானால் Ctrl அழுத்திக் கொண்டு செல்களை சுட்டி மூலம் செலக்ட் செய்யலாம்

2. மெனுவில் உள்ள Format - Cells போகவும்

3. Format Cells பெட்டியில் Protection பக்கத்தை தேர்வு செய்யவும்

4. அங்குள்ள Locked தேர்வுபெட்டியின்(checkbox) டிக் மார்க்கை நீக்கவும் (அதாவது uncheck)

5. பின் Tools -> Protection -> Protect Sheet சுட்டவும்

6. பின்வரும் Protect Sheet பெட்டியில் Select locked cells என்ற checkboxயை uncheck செய்யவும்

இப்போது இந்த ஒர்க்-ஷீட்டில் நாம் தேர்வு செய்த செல்களில் மட்டும் பயன்படுத்த முடியும். மற்ற செல்களை தேர்வு கூட செய்யமுடியாது. குறிப்பிட்ட செல்களை மட்டும் பயன்படுத்த அனுமதிக்க சாத்தியமாகிறது.

எட்டி எடுக்க (Look up) சில Functionகள் - 2

2009-12-26T00:15:00.001+05:30

தரவுகள் ஒருங்கிணைப்பில் அதிகமாக பயன்படும் LOOKUP Functionகள் வரிசையில், கடந்த பதிவில் MATCH பற்றி பார்த்தோம் இந்த பதிவில், அதற்கு நெருங்கிய சொந்தமான VLOOKUP குறித்து பார்க்கலாம். உள் நுழையும் முன், அட்டவணை என்பதன் வரையறை குறித்த இப்பதிவை படிக்காதவர்கள், படித்துவிட்டு வரும்படி கேட்டுக்கொள்கிறேன்.

VLOOKUP

VLOOKUP ஐ MATCHன் நீட்சி எனக்கூறலாம், MATCH என்பது ஒரு பரிமாண அட்டவணை (List) மீது செயல்படும் ஒரு Function, VLOOKUP இரு பரிமாண அட்டவணை மீது செயல்படுவது.MATCH ஒரு மதிப்பு இருக்கும் இடத்தை (Position) சொல்கிறது, VLOOKUP தேடும் மதிப்பிற்கு தொடர்புடைய மற்றொரு மதிப்பை பெற்று தருகிறது.

VLOOKUP செயல்பாட்டை இப்படி வரையறுக்கலாம்,

"ஒரு அட்டவணையின் முதல் Column இல் ஒரு மதிப்பை தேடி, அது கண்டுபிடிக்கப்பட்ட Row வில் நமக்கு தேவையான Cell ஐ தருகிறது."

சற்றே விரிவாக பார்க்கலாம், முதல் கட்டத்தில், ஒரு இரு பரிமாண அட்டவணையின் முதல் Column இல் ஒரு மதிப்பை தேடுகிறது , உதாரணமாக 'Karthik' எனும் மதிப்பை கீழ்காணும் அட்டவணையில் முதல் Column இல் தேடலாம்,

இந்த முதல்கட்ட தேடல் Row எண் ஐந்தை கண்டுபிடிக்கிறது, இப்போது இருபரிமாண அட்டவணை, சுருக்கப்பட்டு ஒரு பரிமாண பட்டியலாக மாறுகிறது,

இந்த பட்டியலில் நமக்கு தேவையான Cell எண்ணைக் குறிப்பிட்டால், நமக்கு விடை கிடைக்கும், உதாரணமாக நமக்கு Karthik ன் வயது தெரிய வேண்டுமென்றால், 3 என உள்ளிட வேண்டும்.

எனவே VLOOKUPக்கு நாம் தரவேண்டிய உள்ளீடுகள்,

1. எதை தேட வேண்டும் (LOOKUP value)

தேடப்படும் மதிப்பு, ஒரு எண்ணாகவோ, சொற்றொடராகவோ இருக்கலாம்,

சொற்றொடர்களை நேரடியாக பயன்படுத்தும்போது (String constant) மேற்கோள் (" ") குறியீட்டினுள் தர வேண்டும், (எகா) "Karthik", எங்களுக்கும், Cell Referenceக்கும் இது அவசியமில்லை (எகா) 45, A1

	E	F
3	karthik	38
4		37
5		Meera

Worksheet Formulas

Cell	Formula
F3	=VLOOKUP(E3,B2:C6,2,0)
F4	=VLOOKUP("meera",B2:C6,2,0)
F5	=VLOOKUP(96009,A2:C6,2,0)

2. எங்கு தேட வேண்டும் (LOOKUP table)
தேட வேண்டிய இடம் என்பது, தேடப்படும் Column ஐ முதலாவதாக கொண்ட ஒரு அட்டவணை, இது ஒரு முழு அட்டவணையாக இருக்கவேண்டிய அவசியமில்லை, ஒரு பெரிய அட்டவணையின் பகுதியாக இருக்கலாம். உதாரணமாக, கீழ்காணும் அட்டவணையில் (A1 : C6) "Karthik" வயதை கண்டறிவதற்கு, நாம் (B2 : C6) என்ற உள் அட்டவணையை தேர்வு செய்ய வேண்டும், Excel ஐ பொறுத்தவரை A1 : C6 தான் அட்டவணை என்றபோதும், VLOOKUP ஐ பொறுத்தவரை B2 : C6 ஒரு முழுமையான அட்டவணை தான்

3. தேடப்படும் மதிப்பு கண்டுபிடிக்கப்பட்ட Rowவில், எந்த cell வேண்டும்

தேடப்படும் Column ஐ 1 எனக்கொண்டு, அதன் வலதுபுறமுள்ள Columnகளை எண்ணிட்டால், நமக்கு தேவையான தரவு இருக்கும் Cell கிடைக்கும்.

4. தேடும் முறை
MATCH இல் குறிப்பிட்டது போலவே, Exact matching மற்றும் தேடப்படும் மதிப்பிற்கு அடுத்த (சிறிய) மதிப்பை பெறவுமாக, இரண்டு வழிகளில் தேடலாம். Exact Match முறையில் தேட 0 அல்லது FALSE உள்ளீடாகதரவேண்டும்.

(எகா)
முந்தைய அட்டவணையில் "Karthik"ன் வயதை கண்டறிய கீழ்க்காணும் Formula பயன்படும்,

	E	F
3	karthik	38

Worksheet Formulas

Cell	Formula
F3	=VLOOKUP(E3,B2:C6,2,0)

மீண்டும் மீண்டும் தேடும் Column முதலாவதாக இருக்க வேண்டும் என்று கூறுவதன் காரணம், VLOOKUP வலதுபுறம் மட்டுமே பார்க்கும் Function. மேலே உள்ள அட்டவணையில் கீழ்காணும் Formula பயன்படுத்தி "Karthik"ன் "Emp No" கண்டறிய முடியாதா, என கேட்பவர்களை நான் சந்தித்திருக்கிறேன்.

	E	F
3	karthik	#N/A

Worksheet Formulas

Cell	Formula
F3	=VLOOKUP(E3,A2:B6,-2,0)

VLOOKUP, MATCH இன்னும் பெரும்பான்மையான Excel Functionகள் பெரிய மற்றும் சிறிய எழுத்துக்களை ஒன்றாகவே பார்க்கும் (Case insensitive)

VLOOKUP, MATCH பற்றி தெரிந்து கொண்டாயிற்று, அடுத்த பதிவில் இவற்றை எப்படி இணைத்து பயன்படுத்துவது என பார்க்கலாம்.

நன்றி
சங்கர்

எட்டி எடுக்க (Look up) சில Functionகள் - 1

2009-12-15T23:42:00.001+05:30

Excel இல் நமது பயன்பாடுகளில் பெரும்பாலானவற்றை இரு பெரும் வகைபாடுகளுக்குள் அடக்கலாம். ஒன்று, தரவுகளை ஒருங்கிணைத்தல் (Data Integration), மற்றொன்று, ஒருங்கிணைத்த தரவுகளை சுருக்கி (Summarizing) தகவலாய் (Information) மாற்றுதல். முதலாவதாய் வரும் ஒருங்கிணைப்பு என்பது, வெவ்வேறு இடங்களில் இருக்கும் தரவுகளை ஓரிடத்திற்கு கொண்டு வருவதையும் உள்ளடக்கி இருக்கும். இப்படி இரு வேறு இடங்களில் இருக்கும் தரவுகளை, இரண்டுக்கும் பொதுவான ஒரு Column ஐ (Common Reference Field) அடிப்படையாக கொண்டு இணைக்க பயன்படும் Functionகளை எட்டி எடுக்கும் (Lookup) Functionகள் எனலாம். இந்த வகைப்பாட்டினுள் வரும் ஒரு Functionஐ இப்பதிவில் காண்போம்.

MATCH

ஒரு பட்டியலில் (m x 1 or n x 1 table) நாம் தேடும் மதிப்பு (value) உள்ளதா என்பதை கண்டறிய MATCH பயன்படுகிறது. நாம் தேடும் Value பட்டியலில் இருந்தால், பட்டியலின் துவக்கத்திலிருந்து** எத்தனை Cell தாண்டி இருக்கிறது என்ற இடத்தை (Position) விடையாக தரும். பட்டியலில் நாம் தேடும் Value இல்லாதபோது #N/A திட்டு கிடைக்கும்.

உதாரணத்தோடு பார்க்கலாம்,

	A
1	Name
2	Sankar
3	Jagan
4	Radha
5	Karuna
6	Raghavan
7	Saravanan
8	Saradha
9	Gomathi
10	Vijay

	C	D
1	Name to find	Position
2	Raghavan	5

Worksheet Formulas

Cell	Formula
D2	=MATCH(C2,A2:A10,0)

MATCH Funtionக்கு மூன்று உள்ளீடுகள் உண்டு,

முதலில், எதை தேடவேண்டும் (Lookup Value)
அடுத்து, எங்கு தேட வேண்டும் (Lookup List),

**தேடவேண்டிய இடம் (Lookup List), நெடுவரிசையாகவோ, கிடைவரிசையாகவோ இருக்கலாம். பட்டியலின் துவக்கம் என்பது, கிடைவரிசையில், இடதுபுறமிருந்து முதல் cellலையும், நெடுவரிசையில், மேலிருந்து முதல் cellலையும் குறிக்கும்.

மூன்றாவதாய், தேடும் முறையை குறிப்பிட வேண்டும் (Search type),

MATCH ஐ பயன்படுத்தி தேடும்போது மூன்று வித முடிவுகளை பெறலாம்.

1. நாம் தேடும் மதிப்பு, பட்டியலில் இருந்தால் மட்டுமே விடை தருவது, (Exact Match)
2. நாம் தேடும் மதிப்பு இல்லாத பட்சத்தில், அதற்கடுத்த, குறைந்த மதிப்பை (highest value, lower than the look up value) தேடுவது
3. நாம் தேடும் மதிப்பு இல்லாத பட்சத்தில், அதற்கடுத்த, உயர்ந்த மதிப்பை (lowest value, higher than the look up value) தேடுவது

Exact match முறையில் தேடுவதற்கு, 0 அல்லது FALSE உள்ளீடாய் தர வேண்டும். (FALSE ,TRUE பற்றி இன்னொரு பதிவு எழுதுகிறேன்), மேலும் இம்முறையில், பட்டியல் வரிசைப்படுத்தப்பட்டிருக்க (Sorting) வேண்டிய அவசியம்இல்லை.

	B	C	D	E	F	G	H	I	J
13	57	99	65	23	61	42	87	33	89

	J	K
1	Value to find	Position
2	23	4

Worksheet Formulas

Cell	Formula
K2	=MATCH(J2,B13:J13,0)

Exact match முறையில், நாம் தேடும் மதிப்பு பட்டியலில் இல்லாதபோது #N/A திட்டு கிடைக்கும். மற்ற இரண்டு முறைகளை பயன்படுத்துவதை பற்றி வேறொரு சந்தர்ப்பத்தில் சொல்கிறேன்.

கடைசியாக, MATCH Function தனித்து பயன்படும் இடங்களை விட, VLOOKUP, INDEX போன்ற பிற Functionகளுடன் இணைந்து பயன்படும் இடங்களே அதிகம். அது பற்றி அடுத்த பதிவில் பார்க்கலாம்.

நன்றி
சங்கர்

அட்டவணை (Table) - ஒரு வரையறை

2009-12-14T21:21:00.002+05:30

அட்டவணை என்பதை, கிடை மற்றும் நெடு வரிசைகளின் (Row & Column) தொகுப்பு என்று வரையறுக்கலாம். இங்கு கிடை / நெடு வரிசைகளின் எண்ணிக்கை குறைந்தபட்சம் ஒன்றிலிருந்து துவங்கவேண்டும், அப்படி பார்க்கும்போது

5 நிரை x 3 நிரல் (multiple row, multiple column) ( m x n table) என்பதும்,

10 நிரை x 1 நிரல் (multiple row, single column) (m x 1 table) என்பதும்,

1 நிரை x 7 நிரல் (single row, multiple column) (1 x n table) என்பதும்,

1 நிரை x 1 நிரல் (single row, single column) (1 x 1 table) என்பதும்

அட்டவணை தான்.

வேறு வார்த்தைகளில் சொன்னால்

ஒரு பட்டியலும் (List) (multiple row, single column / single row, multiple column),

ஒரு தனி அறையும் (single cell) (single row, single column)

கூட அட்டவணை என்னும் வகைப்பாட்டில் வரும்.

ஒரு அட்டவணை என்பது இரு பரிமாணம் (Dimension) உடையது, எனினும் Excel ஐ பொறுத்தவரை, பட்டியல் (List) என்பதை, ஒரு பரிமாணம் உடையது என கொண்டால், புரிதல் சற்று எளிதாக இருக்கும்.

Functionகளின் செயல்பாட்டை தெளிவாய் கற்க இந்த புரிதல் அவசியமான ஒன்று.

நன்றி
சங்கர்

எண்ணுதல் யார்க்கும் எளியவாம்

2009-12-08T08:30:00.006+05:30

நேத்து சங்கர் எழுதிய டெக்ஸ்ட் பங்கஷனில் நல்லா லெப்ட், ரைட், மிட் எல்லாம் வாங்கிட்டாருன்னு நினைக்கிறேன். இப்ப இந்த பங்கஷன்களின் நடைமுறைப் பயன்பாட்டை ஒரு எளிய உதாரணம் சொல்ல ஆசைப்படுகிறேன்.

அதுதான் எண்ணுதல் யார்க்கும் எளியவாம்! இங்கு எண்ணுதல் என்பது Counting, not thinking!!

அதாவது, எக்ஸெலில் ஒரு செல்லில் உள்ள கமாவால் பிரிக்கப்பட்ட வார்த்தைகளை எண்ணுவது.

உதாரணம் உங்களுக்கு கிடைத்திருக்கிறவொர்க்புக்கில் (சுசி பின்னூவில் குறிப்பிட்ட படி.. இப்படி தங்கிலீஷிலேயே எழுதலாம் என்று முடிவாயிற்று!) ஒரு காலத்தில் பெயர்கள் ஒரு பட்டியல்போல் இருக்கலாம்.. அல்லது ஒரு குழுவின் பெயர்கள் கமா(,)வால் பிரிக்கப்பட்டு ஒரே செல்லில் அடைக்கப்பட்டிருக்கும். ஒரு செல்லில் உள்ள பட்டியலில் எத்தனை உறுப்புகள் உள்ளன என எண்ணுவதற்கு இந்த பார்முலா பயன்படும்:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,",",""))+1

(இந்த பார்முலா எப்படி வேலை செய்யுது, சப்ஸ்டிடியூட் பங்ஷன் என்ன என்பதை நிதானமாக பார்க்கலாமே?)

படம் 1ல் உள்ள உதாரணத்தைப் பார்க்கவும்:

இது மாதிரியான கமாவால் பிரிக்கப்பட்ட பட்டியல்கள் (comma delimited list) நம் வேலையில் வர சாத்தியம் உண்டு. இப்போது பட்டியலை எண்ண இந்த பார்முலாவைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.. எளிமையாய் எண்ணுங்கள்!

சில Text Function கள் - 2

2009-12-07T23:01:00.002+05:30

1. MID

ஒரு சொற்றொடரின் இடது மற்றும் வலது புறங்களில் இருந்து எழுத்துக்களை வெட்டி எடுப்பது எப்படி என முந்தய பதிவில் பார்த்தோம், ஒரு cell இன் நடுவிலிருந்து Text ஐ பெறுவதற்கு MID Function ஐ பயன்படுத்தலாம். LEFT பயன்படுத்தி இடது புறமிருந்து Text பெறும்போது, எடுக்கவேண்டிய Text இன் தொடங்கு புள்ளி (Starting position) cell இன் முதல் எழுத்தாக இயல்பாகவே அமைந்துவிடுகிறது, நாம் அளிக்கவேண்டிய உள்ளிடு (argument), எத்தனை எழுத்துக்களை எடுக்கவேண்டும் என்பது மட்டும் தான். ஆனால் MID பயன்படுத்தி நடுவிலிருந்து வெட்டி எடுக்கும்போது, எத்தனை எழுத்துக்கள் வேண்டும் என்பதோடு, எங்கிருந்து தொடங்க வேண்டும் என்பதையும் நாம் குறிப்பிட்டாக வேண்டும். எனவே MID இன் கட்டமைப்பு (Syntax), எந்த Cell இல் இருந்து பெறவேண்டும், எந்த இடத்தில் துவங்க வேண்டும், எத்தனை எழுத்துக்கள் எடுக்கவேண்டும் என்ற மூன்று உள்ளீடுகளை கொண்டுள்ளது.

	A	B
1	V Sankara narayanan	Sankar

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B1	=MID(A1,3,6)

யோசித்து பார்த்தால், LEFT இன் செயல்பாட்டையும் MID மூலமாக நிகழ்த்தலாம் என்பது தெரியும், cell இன் முதல் எழுத்தையே தொடங்கும் புள்ளியாய் கொண்டால் இது சாத்தியம்,

	A	B
2	V Sankara narayanan	V Sankar

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B2	=MID(A2,1,8)

சற்றே மெனக்கெட்டால் RIGHT இன் செயல்பாட்டையும் MID மூலம் கொண்டுவரலாம், (இது கொஞ்சம் தலையைச்சுற்றி மூக்கை தொடும் வழி தான், அறிந்துகொள்வதற்காக மட்டுமே இதை எழுதியுள்ளேன், புரியாவிட்டால் மெனக்கெட வேண்டாம்)

	A	B
3	Sankara narayanan	narayanan
4	Sankara narayanan	Sankara narayanan

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B3	=MID(A3,LEN(A3)-8,9)
B4	=MID(A4,LEN(A4)-16,17)

இங்கு, LEN மூலமாக cell இன் எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கையை அறிந்துகொள்கிறோம், அதாவது cell இன் கடைசிப்புள்ளிக்கு சென்றுவிடுகிறோம், பின், உள்நோக்கி தேவையான எழுத்துக்கள் - 1 பயணிக்கிறோம், இங்கு '-1' எதற்கென்று, இரண்டாவது உதாரணத்தை பார்த்தால் புரியும். செல்லில் 17 எழுத்துக்கள் இருக்கும் போது LEN(A4) = 17 கொடுக்கும், இதிலிருந்து 17 கழித்தால் 0 வரும், cell இன் தொடங்கு புள்ளி 1 என்பதால், Excel திட்டும் (#VALUE! Error).

குறிப்பு: சென்ற பதிவில் குறிப்பிடத்தவறிய ஒரு விஷயம், LEFT, RIGHT, MID போன்ற Text Functionகள் பயன்படுத்தும்போது, நீங்கள் கேட்கும் அளவு cell இல் எழுத்துக்கள் இல்லாவிட்டாலும், Excel திட்டாது, எவ்வளவு இருக்கோ அவ்வளவு எழுத்துக்களை தரும்.

	A	B
6	Sankar	Sankar
7	Sankar	Sankar
8	Sankar	Sankar

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B6	=LEFT(A6,100)
B7	=RIGHT(A7,100)
B8	=MID(A8,1,100)

2. SEARCH / FIND

ஒரு சொற்றொடரில் (String) மற்றொரு சொற்றொடர் (Sub-String) இருக்கிறதா என்பதை அறிவதற்கு SEARCH பயன்படுகிறது. தேடப்படும் சொற்றொடர் (Sub-string) ஓர் எழுத்தாகவோ, வார்த்தையாகவோ முழு வாக்கியமாகவோ இருக்கலாம். இந்த Function க்கு, தேடப்படும் சொற்றொடர் முதலாவதாகவும், தேடுதலுக்கு உட்படும் சொற்றொடர் இரண்டாவதாகவும் உள்ளிடாக அளிக்கவேண்டும்.

	A	B
14	Excel 2003	2
15	Excel 2003	7
16	Excel 2003	1

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B14	=SEARCH("x",A14)
B15	=SEARCH("2003",A15)
B16	=SEARCH("Excel 2003",A16)

தேடப்படும் சொற்றொடரின் தொடங்குபுள்ளி, SEARCH Function தரும் விடையாக இருக்கும். தேடப்படும் சொற்றொடர் கிடைக்காதபோது , திட்டு (#VALUE Error) கிடைக்கும். தேடப்படும் சொற்றொடர் ஒருமுறைக்கு மேல் இருந்தால், முதல் முறை கண்டறியும் இடமே விடையாக கிடைக்கும்.

	A	B
18	Excel 2003 is better than excel 2007	1

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B18	=SEARCH("excel",A18)

குறிப்பு: SEARCH ஒரு Case-insensitive Function ஆகும். அதாவது "Excel", "EXCEL","excel" எல்லாமே ஒன்றுதான். Case-sensitive ஆக தேடவிரும்பினால், FIND ஐ பயன்படுத்தலாம். SEARCH மற்றும் FIND இடையேயான ஒரே வேறுபாடு இதுதான்.

	A	B
20	Excel 2003 is better than excel 2007	27

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B20	=FIND("excel",A20)

இதுவரை கற்ற LEFT, MID மற்றும் SEARCH ஐ பயன்படுத்தி ஒரு cell இன் முதல் வார்த்தையை மட்டும் பெறுவது எப்படி எனப் பார்க்கலாம்.

	A	B
22	Excel 2003 is better than excel 2007	Excel

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B22	=MID(A22,1,SEARCH(" ",A22)-1)

முதலில், முதல் வார்த்தை என்பதை எப்படி தீர்மானிப்பது? Cell இன் முதல் எழுத்திலிருந்து முதல் Space க்கு முந்தைய எழுத்து வரை உள்ள பகுதியை, முதல் வார்த்தை எனக்கொள்ளலாம். இப்போது MID function வழியாக இந்த கேள்வியை மதிப்பிடும் போது, Cell இன் முதல் எழுத்து MID இன் இரண்டாவது உள்ளீடாகிறது, முதல் Space ஐ கண்டறிய SEARCH ஐ பயன்படுத்தலாம். Space க்கு முந்தைய எழுத்தை குறிக்க -1 பயன்படுகிறது. இது MID இன் மூன்றாவது உள்ளீடாகிறது.

	D
22	=MID(A22,1,SEARCH(" ",A22)-1)
23	=MID(A22,1,6-1)
24	=MID(A22,1,5)
25	="Excel"

cell இல் Space இல்லாத போது இந்தமுறை திட்டு வாங்கித்தரும். இதனை தவிர்க்க நாமே ஒரு Space ஐ சேர்த்து கொள்ளலாம்.

	A	B
27	Sankar	Sankar

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B27	=MID(A27,1,SEARCH(" ",A27 & " ")-1)

இந்த முறையில், முன் சொன்ன குறிப்பு எப்படி பயன்பட்டுள்ளது என்பதை சோதித்து அறியுங்கள்.

cell இன் கடைசி மற்றும் நடுவிலிருந்து ஒரு வார்த்தையை பெறுவது எப்படி என மற்றொரு பதிவில் பார்க்கலாம்.

நன்றி
சங்கர்

வி-லுக்கப்பில் கன்காடினேட்டின் பயன்பாடு

2009-12-07T08:08:00.007+05:30

விலுக்கப் (VLOOKUP):

வேறு இடத்தில் (வொர்க் ஷீட் / வொர்க்புக்) உள்ள தகவல் பட்டியிலுள்ள (table) குறிப்பிட்ட தகவலை நாம் எதிர்பார்க்கிற காலத்திலிருந்து (column) தேடித் தருகிறது.

உதாரணமாக, உங்களிடம் ஒரு வாடிக்கையாளர் பட்டியல் இருக்கிறது என்று வைத்துக் கொள்வோம். படம்-1ல் காட்டியுள்ளவாறு..
ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரும் கடந்த மூன்று மாதங்களில் மட்டும் எவ்வளவு வியாபாரம் கொடுத்துள்ளார் என்பதை அறியவேண்டுமானால், நீங்கள் வேறொரு டேபிளில் தேட வேண்டியிருக்கும். அந்த டேபிள் படம்-2ல் காட்டியுள்ளவாறு என்று வைத்துக் கொள்ளுங்கள்

இந்த இரண்டு டேபிள்களுக்கும் உள்ள பொதுவான அம்சம் வாடிக்கையாளர் எண் மற்றும் பெயர். இவைகளை key index fields என்று சொல்வதுண்டு.

இப்ப நம்ம வேலை சிம்பிள். வாடிக்கையாளர் மன்னார் அன்ட் மன்னார் பெயரை பட்டி-2ல் தேடினால் பணவரவு தெரிந்துவிடும்.

தேடுவோமா?

பட்டி-1ல் உள்ள கேள்விக்குறிகளை இந்த பார்முலாவால் நிரப்ப வேண்டியதுதான்.

=VLookup(எதைத் தேட?, எங்க போயி தேட?, எந்த காலம், தேடறது கிடக்கலேன்னா ஓரளவு அதுமாதிரி இருக்கிற மேட்டரை கொடுக்கலாமா?)

இவ்ளோதான் விலுக்அப்!

நம்ம விஷயத்தில்

=VLookup(பட்டி1-வாடிக்கையாளர் பெயர், பட்டி-2, 5வது காலம், வேணாம்)

=VLookup(C3, Sheet1!$C$3:$G$32,5,0)

இந்த பார்முலா நமக்கு வாடிக்கையாளரின் வியாபாரத் தொகையை காண்பித்துவிடும்தான்..... இருந்தும் ஒரு சிக்கல்!

பட்டி-1 முழுதும் பாத்தீங்கன்னா வாடிக்கையாளர் பெயர்கள் திரும்பவும் வந்திருப்பது தெரியும்.. அதாவது ஒரே வாடிக்கையாளர் திரும்பவும் வியாபாரம் பண்ணியிருப்பார். உதாரணமா அரவிந்த பி லிட். கிட்டத்தட்ட 6 ஆர்டர் கொடுத்திருக்காங்க கடந்த 3 மாதங்களில்.. ஒவ்வொரு ஆர்டரும் வெவ்வேறு ஆர்டர் எண் மற்றும் தொகை கொண்டது.

இந்த விலுக்கப் முதலில் சிக்குகிற அரவிந்த் பி லிட்டுக்கான ஆர்டர் தொகையை மட்டும் கொடுக்கும்.. அடுத்து வர்ற ஆர்டர்களை விலுக்காது!

இந்த இடத்தில் நம் தேவை வாடிக்கையாளர் பெயரும் + ஆர்டர் எண்ணும் சேர்த்து கூட்டாக அடுத்த டேபிளில் (பட்டி-2ல்) தேடுவதுதான்

எப்படி?

போன இடுகையில் சங்கர் எழுதிய டெக்ஸ்ட் பங்கஷன்களில் ஒன்றான கன்காடினேட் (concatenate) பயன்படுத்தி..! (விலுக்கப் ஒற்றை காலத்தை மட்டுமே இன்னொரு டேபிளில் தேட முடியும் என்பதை நினைவில் கொள்க)

ஆகவே, வாடிக்கையாளர் + ஒப்பம் எண் என்ற இரு காலங்களையும் ஒன்றாக்கி விடவேண்டும்; பட்டி-1 மற்றும் பட்டி-2 இரு இடங்களிலும்.. இப்படி:

பட்டி-1:

பட்டி-2:பின்வரும் விலுக்கப் பங்கஷனில் புதிதாக தயாரித்த வா+ஒ.எண் (இதுதான் இப்ப நமக்கு Compound Index!) காலத்தை பயன்படுத்தவேண்டும். இப்போது வாடிக்கையாளர் பெயர் பலமுறை வந்திருந்தாலும் ஒப்பம் எண்ணுக்குச் சரியான தொகை நமக்கு கிடைத்து விடும்.

டிஸ்கி:

குழம்பியவர்கள்.. பின்னூவில் எழுதுங்கள்... வேறுமாதிரியான வகையில் எழுதப் பார்க்கிறேன்.
எனக்கு இந்த மாதிரி தமிலீஷ்ஷில் டெக்னிகல் விஷயங்கள் எழுதிப் பழக்கமில்லை. table, column, row, cell, value, lookup, worksheet இத்யாதிகளை மொழிபெயர்ப்பதற்குள் முழி பிதுங்கிவிடுகிறது.
ஏதாவது உபயோகமான குறிப்புகள் இருந்தால் அள்ளி / கிள்ளித் தரவும். நன்றிகள்!

இந்த மாதிரி ஒரு வாய்ப்பை எனக்கு ஏற்படுத்தி, கற்றது Excel-ன் சகஆசிரியனாக்கிய சங்கருக்கு நன்றிகள்..!!!

சில சொற்றொடர் (Text) Functionகள்

2009-12-02T22:43:00.002+05:30

Excel இல் Text Functions என்னும் வகைப்பாட்டின் கீழ் பல Functionகள் உள்ளன. இவற்றில் CONCATENATE, LEN, PROPER ஆகியவற்றை முதல் நிலை Functionகளாகவும், LEFT, RIGHT, MID, EXACT போன்றவற்றை இரண்டாம நிலையாகவும், SEARCH, REPLACE, TEXT போன்றவற்றை மூன்றாம் நிலையாகவும் வகைப்படுத்தலாம். முதல் மற்றும் இரண்டாம் நிலை Function கள் சிலவற்றை இப்பதிவில் காண்போம்.

1. CONCATENATE

ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட சொற்றொடர்களை ஒன்றாய் இணைப்பதற்கு பயன்படும் CONCATENATE, Excel பயனர்களில் பலர் முதன்முதலாய் கற்கும் Functionகளில் ஒன்று. இணைக்க வேண்டிய சொற்றொடர்கள் cell content ஆகவோ, string constant ஆகவோ இருக்கலாம்

(எகா)

	A	B	C	D
2	Input 1	Input 2	Result	Input type
3			SankaraNarayanan	Two String constants
4	Sankara	Narayanan	SankaraNarayanan	Two Cell contents
5	Sankara	Narayanan	Sankara Narayanan	Two Cell contents and a constant

Worksheet Formulas

Cell	Formula
C3	=CONCATENATE("Sankara","Narayanan")
C4	=CONCATENATE(A4,B4)
C5	=CONCATENATE(A5," ",B5)

CONCATENATE Function ஐ SUM Function உடன் ஒப்பிடலாம், ஆனால் CONCATENATE இன் மிக முக்கிய குறைபாடு, இணைக்க வேண்டிய Cell கள் ஒவ்வொன்றையும் தனித்தனியே குறிப்பிட (Refer) வேண்டும்.

	A	C
1	92	Hari
2	31	Sankara
3	85	Narayanan
4	44	Venkatesan
5	22	RVS
6
7	274	HariSankaraNarayananVenkatesanRVS

Worksheet Formulas

Cell	Formula
A7	=SUM(A1:A5)
C7	=CONCATENATE(C1,C2,C3,C4,C5)

ஏனோ தெரியவில்லை MS இப்படி ஒரு குறையை விட்டுவைத்திருக்கிறது. இதனை VBA துணை கொண்டு நமது சொந்த Function உருவாக்கி நிவர்த்தி செய்வது எப்படின்னு அப்புறம் சொல்றேன்.

CONCATENATE இன் செயல்பாட்டை '&' Operator மூலமாகவும் செயல்படுத்தலாம்

	I
2	Sankara
3	Narayanan
4	Venkatesan
5
6	SankaraNarayananVenkatesan

Worksheet Formulas

Cell	Formula
I6	=I2&I3&I4

2. LEN
ஒரு Cell இல் உள்ள எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கையை கண்டறிவதற்கு LEN function ஐ பயன்படுத்தலாம். இந்த எண்ணிக்கை எழுத்துக்கள், Space, Line break, non-breaking போன்ற non-printable ஆகிய அனைத்தையும் உள்ளடக்கியதாக இருக்கும்.

3. LEFT, RIGHT
ஒரு Cell இல் இடதுபுறமிருந்து நமக்கு தேவையான எழுத்துக்களை வெட்டி எடுக்க LEFT function பயன்படும், வலதுபுறமிருந்து எழுத்துக்களை பெற RIGHT உதவும்.

	A	B
1	Sankara narayanan	Sankar
2	Sankara narayanan	narayanan

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B1	=LEFT(A1,6)
B2	=RIGHT(A2,9)

மூன்று அடிப்படை Function கள் குறித்து சொல்லியாகிவிட்டது. இப்போது பயன்பாடு.

1. நோக்கம் (Aim) : ஒரு Cell இன் முதல் எழுத்தை தவிர்த்து பிற எழுத்துக்கள் அனைத்தையும் பெறுவது
Cell இல் உள்ள எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கை நிலையாக (Fixed) இருக்கும்போது RIGHT function மூலம் எளிதாக இதனை செய்யலாம், எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கை தெரியாத நிலையில் எப்படி செய்வது?

இதனை நாம் இரு செயல்களாக பிரிப்போம், முதலில் தெரியாத விஷயமான எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கையை அறிவோம், இரண்டாவதாக இந்த எண்ணிக்கையை RIGHT உடன் பயன்படுத்தி நமக்கு தேவையான எழுத்துக்களை பெறலாம்

	A	B
4	VSankar	Sankar

Worksheet Formulas

Cell	Formula
B4	=RIGHT(A4,LEN(A4)-1)

இந்த Formula வை படிப்படியாக மதிப்பீடு (Evaluate) செய்யும்போது கீழ்காணும் முடிவுகளை காணலாம்

	B
6	=RIGHT(A4,7-1)
7	=RIGHT(A4,6)
8	="Sankar"

முதல் படியில், உள்ளிருக்கும் LEN எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கையை (7) தருகிறது, அதிலிருந்து ஒன்றாய் கழிக்கக்அ நமக்கு தேவையான எழுத்துக்களின் எண்ணிக்கை (6) கிடைக்கிறது, இதனை RIGHT உடன் பயன்படுத்த எதிர்பார்த்த விடை கிடைக்கிறது.

இதுபோலவே LEFT பயன்படுத்தி Cell இன் கடைசி எழுத்து தவிர்த்து பிற எழுத்துக்களை பெறலாம்.

Cell இன் முதல் அல்லது கடைசி வார்த்தை மட்டும் வெட்டி எடுப்பது எப்படி என அடுத்த பதிவில் சொல்கிறேன்.

நன்றி
சங்கர்

உங்கள் Excel அறிவை மதிப்பிடலாமா - ஒரு தொடர்ச்சி

2009-11-26T23:49:00.002+05:30

நண்பர் ஜெகநாதன் Excel பயனர்களின் படிநிலைகள் குறித்த என்னுடைய பதிவிற்கு நீண்டதொரு பின்னூட்டமிட்டிருந்தார். முதலில் அவருக்கு நன்றி. அவர் குறிப்பிட்டிருக்கும் விஷயங்களின் ஆழமும் அளவும் ஒரு தனி பதிவாக எழுதும் அளவில் இருப்பதால் இப்பதிவு,

"இதே போன்ற பயன்பாட்டாளர் அளவுகோலை வேறொரு பக்கம் படித்திருந்தேன் (User, Power user, VBA Developer, Excel Developer and Professional Excel Developer இப்படியாக - உங்களின் வகைப்படுத்தலும் நன்றாகயிருக்கிறது."

நானும் இதுபோன்றதொரு வலைப்பக்கத்தை அடிப்படையாக கொண்டு, எனக்கு தோன்றிய சில விஷயங்களை சேர்த்துத்தான் இப்பதிவை எழுதினேன்.

"எனக்குத் தோன்றுவது,முதல் இரண்டு நிலை பயன்பாட்டாளர்களும் எக்ஸெலின் அனைத்து வகையான formatting, range / worksheet / workbook navigation, data abstraction, interpretation, charting, formulae என்று இவைகளின் பயன்பாட்டின் அளவில் மட்டும் (அனுபவ அறிவு + தொழில் தேவை) வித்யாசப்படுத்துக் கொள்ளப் படவேண்டியவர்கள். உ.ம். பிவட் டேபிள் பயன்பாடு தெரிந்தவுடன் ஒருவர் இன்டர்மீடியட் நிலைக்கோ அல்லது ஒரு மேக்ரோ எழுதியதும் பவர் யூஸராகவோ உயர்ந்து விட்டார் என்றும் சொல்ல முடியாது."

மிக நிச்சயமாக, நான் அப்பதிவில் குறிப்பிடத் தவறிய ஒரு விஷயம், 'ஒரு விஷயத்தை தெரிந்து கொள்வது என்பது, என்னளவில், அதன் நுணுக்கங்களை அறிவதையே குறிக்கும், (எ.கா) Pivot Table பற்றி தெரியும் என்று சொல்பவருக்கு, Calculated fileds பற்றியும் Row/Column வரிசைப்படுத்துவது (sorting) மற்றும் ஒருங்கிணைப்பது (Grouping) பற்றியும் கட்டாயம் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.

"எக்ஸெல் ஒரு ஓபன் ப்ளே க்ரவுண்ட்.. ஒரு data analysis-க்காக நீங்கள் மெனக்கெட்டு, மணக்கணக்கில் செய்த வேலையை எக்ஸெல் கொஞ்சம் சுலபமாக்கிக் கொடுக்கும். தொடக்கநிலைக்காரரை விட இடைநிலை பயன்பாட்டாளர் கொஞ்சம் சீக்கிரம் முடிப்பார்."

தொடக்க நிலை பயனருக்கும், இடைநிலையினருக்கும் இடையேயான மு

க்கிய வேறுபாடுகளில் ஒன்றென நான் கருதுவது, Mouse vs Keyboard பயன்பாடு, இடைநிலையினர் எல்லாரும் Keyboard பயன்படுத்துபவர்களாக இருக்கவேண்டுமேன்பதோ, தொடக்க நிலையினர் மட்டுமே Mouse பயன்படுத்துபவர்கள் என்பதோ இதன் பொருள்லல்ல, ஆனால் keyboard பயன்படுத்துபர்களின் செயல்திறன் சிறிது அதிகமென்றே என் அனுபவத்தில் (அதிகமில்லை எனினும்) கண்டிருக்கிறேன்.

"ஆனால், இதே data analysis வேலை திரும்பவும் செய்ய வேண்டுமானால்.. திரும்பவும் மணிக்கணக்கு.. மெனக்கெடல்! இந்த புள்ளியில்தான் தொடக்க / இடைநிலை பயனர்களுக்கு கொட்டாவி, கோபம், இன்னோவேஷன், ஆட்டோமேஷன், ரெஸிக்னேஷன் போன்ற +வ் / -வ் எண்ணங்கள் உதிக்கின்றன. இதிலிருந்து அவர்கள்.. மேக்ரோ, விபிஎ என்று தேடி ஒரு புள்ளியில் நம்மால ஆவாதுடா சாமீ என்று 'ஒரிசினல்' விபிஎ டிவலப்பரை அடைகிறார்கள்"

இந்த தேடலையே தொடக்க மற்றும் இடை நிலையினருக்கான வேறுபாடாய் நான் காண்கிறேன். போதுமென்ற மனம் உடையவர்களாக இருக்கும் தொடக்கநிலை பயனர்கள் அதிலிருந்து வெளிவருவதே இல்லை. Excel இல் ருசி கண்டுவிட்ட எவரும் அத்தனை விட்டு விலகுவது மிக கடினமென்றே கருதுகிறேன். கற்பதற்கு ஆர்வமற்ற சிலர் தான் நீங்கள் குறிப்பிட்ட முடிவுகளை நோக்கி செல்வார்கள். பெரும்பாலான நிறுவனங்களின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதர்ர்க்கு உயர்நிலை பயனர்கள் இருவரே போதும், விதிவிலக்காய் சில இடங்களில் தான் VBA Developer பணியாற்ற வேண்டிய தேவை இருக்கும்.

"நல்ல விபிஎ டிவலப்பர் (எனக்கு தோன்றுவது):
1. மூளையைக் கசக்கி முறுக்கு சுடுவது எப்படி என்று கண்டுபிடிக்கக் கூடாது (don't reinvent wheel)
2. திரும்ப பயன்படுத்துகிற மாதிரியான பாகங்கள் அமைக்கத் தெரிய வேண்டும் (reusable)"

மிக நிச்சயமாய் ஒப்புக்கொள்ள வேண்டிய விஷயம், Excel ஒரு முழு வளர்ச்சியடைந்த மென்பொருள் (matured software), பெரும்பாலான கேள்விகளுக்கான பதில்கள் அங்கேயே இருக்கும், தேடி எடுத்து பயன்படுத்துவது எப்படி என்பது தான் நாம் அறிந்துகொள்ள வேண்டிய விஷயம்.

"3. அசல் டேட்டாபேஸுடன் SQLலாக உரையாடத் தெரிந்திருக்க வேண்டும் (எப்போதும் இந்த எக்ஸெல் ஸ்பரட்ஷீட்டின் ஆதிமூலம் ரிஷிமூலம் எது என்ற கேள்வி இருந்துக்கிட்டே இருக்கணும்)"

இந்த இடத்தை நான் இன்னும் தொடவில்லை, கற்று அறிந்தபின் கருத்து சொல்கிறேன்.

"4. முக்கியமா எக்ஸெல் நன்றாகத் தெரிந்திருக்க வேண்டும் (விபிஎ-வில் Vlookup, Match பயன்படுத்துவதற்கு வித்தியாசம் என்ன என்கிற மாதிரி - அதிமுக்கியமா Vlookup-ங்கிற function இருக்குன்னு தெரிஞ்சிருக்கணும்)"

இந்த வித்தியாசம் என்ன என்பதை சொன்னால் தெரிந்து கொள்ள ஆவலை இருக்கிறேன்.

"5. ஒரு நிலையில்.. இந்த வேலைக்கு எக்ஸெல் ஆவாது.. MS-Access பக்கம் கரை ஒதுங்கிறதுதான் ஸேப்டி என்று முடிவெடுக்கத் தெரிந்திருக்க வேண்டும் (நீங்கள் எவ்வளவு ப்ரோக்கிராமிங் பண்ணினாலும் எக்ஸெலை ஒரு டேட்டாபேஸாக
மாத்தவே முடியாதுங்க - எக்ஸெல் எக்ஸெல்தான்)"

Excel ஐ database ஆக பயன்படுத்துவது தான் மிக மோசமான தவறுகளில் (abuse) ஒன்றேன்பதே என் கருத்தும். ஆனால் data analysis எனும்போது முதலில் நிற்பதும் தன்னிகர் அற்றதும் Excel தான்.

"இது இருக்கட்டும்.. உங்களின் சர்வே அடிப்படையில் நீங்கள் ஒரு முடிவுக்கு இந்நேரம் வந்திருப்பீர்கள். இதை அறிய ஆவல். அதாவது, உங்களின் இலக்கு, Excel 2007 பயனர்களா? அல்லது 2003?"

கடந்த எட்டு மாதங்களாய் 2007 பயன்படுத்தி வந்தாலும், இதுவரை நான் 2003 பயனர் தான், இன்னும் சொல்லப்போனால் 2007 எனக்கு பிடிக்கவில்லை. நான் எழுதும் விஷயங்கள் பெரும்பாலும் 2003 ஐ மையப்படுத்தியே இருக்கும் எனினும் தேவைப்படும் இடங்களில் 2007 குறித்தும் சொல்லலாம் என்றிருக்கிறேன்.

"எந்த மாதிரியான பயன்பாட்டாளர்களை கருத்தில் கொண்டு எழுதப்போறீங்க? சிலருக்கு cell formatting, conditional formatting, Auto filter என்றெல்லாம் விளக்கினால் ஹாவ்வ்வ் வந்திரும்; அதற்கென்று ஆரம்பத்திலேயே விலுக்அப், யூஸர் டிபைன்ட் பங்கஷன், க்ளாஸ் மாட்யூல் என்றால் பின்னூட்டம் போட ஆளிருக்காது. அதுக்குத்தான் கேக்கிறேன் உங்கள் நிலைப்பாடு என்ன? ஆர்வத்துடன் நன்றி!"

நான்கு ஆண்டுகளுக்கு முன் முதல் முதலாய் excel இல் வேலை செய்ய சந்தர்ப்பம் வாய்த்தபோது எனக்கு தெரிந்த Functions இரண்டே தான். அவை SUM மற்றும் IF . இன்றைய நிலையில் என்னை நான் மேல்நிலை பயனாளன் என்றே மதிப்பிடுவேன். இந்த நான்காண்டுகளில் நான் எவ்வழியில் கற்றேனோ அந்த வழியிலேயே மற்றவர்களை அழைத்துச்செல்லலாம் என்றிருக்கிறேன்.

மீண்டும் ஒருமுறை, உங்கள் வருகைக்கு நன்றி. தொடர்ந்து வரவேண்டுமென்றும் கருத்துக்கள் சொல்லவோ தவறுகள் ஏதும் வந்தால் சுட்டிக்காட்டவேண்டுமென்றும் கேட்டுக்கொள்கிறேன்.

நன்றி
சங்கர்

Excel பயன்பாட்டின் அடிப்படைகள் - 1

2009-11-23T23:41:00.001+05:30

Excel நிறுவப்படும்போது சில விஷயங்கள் Defalut ஆக இருக்கும், அவற்றில் சிலவற்றை நம் தேவைக்கேற்ப மாற்றி வைத்துக்கொள்வது குறித்து, Tools -> Options -> General என்ற பிரிவின் கீழ் அமைந்துள்ள நான்கு குறிப்புகளை இங்கு பார்க்கலாம்,

1. கடைசியாய் பார்த்த கோப்புகள் (Recent files)

நம்மில் பலருக்கு தினசரி அலுவல்களில் தேவைப்படும்

Fileகள் ஐந்து அல்லது ஆறாகத்தான் இருக்கும், ஒவ்வொரு முறையும் Windows explorer மூலமாகவோ File -> Open வழியிலோ குறிப்பிட Folder சென்று File ஐ திறப்பதற்கு பதில், File Menu விலேயே, Recent Files என்ற option உள்ளது. இயல்பில் இந்த இடத்தில் நான்கு கோப்புகளின் பெயர்கள் இருக்கும், இதனை நாம் அதிகபட்சமாக 9 கோப்புகள் (Excel 2007 இல் 50) வரை அதிகரிக்கலாம்

2. புதிதாய் உருவாக்கும் புத்தகத்தின் (workbook) தாள்களின் (worksheet) எண்ணிக்கை

நீங்கள் உருவாக்கும் ஒவ்வொரு கோப்பிலும் இயல்பாய் இருப்பது 3 தாள்கள், இதனால் கோப்பின் அளவு (Size) எந்த விதத்திலும் பாதிக்க போவதில்லை எனினும், அவரவர் தேவையையும் சௌகர்யதையும் பொருத்து இந்த எண்ணிக்கை மாறுபடலாம். என்னளவில் எண்ணிக்கை ஒன்று தான், அதற்கு மேற்பட்ட தாள்கள் எரிச்சலை தான் ஏற்படுத்தும், ஆனால் நிதிநிலை அறிக்கை (Budget) தயாரிப்பு போன்ற வேளைகளில் ஈடுபட்டிருப்பவர்களுக்கு தேவைப்படும் தாள்கள் அதிகமாய் இருக்கலாம். இந்த எண்ணிக்கையை 1 முதல் 255 வரை வைத்துக்கொள்ளலாம், ஆனால் இந்த கட்டுப்பாடு புதிதாய் புத்தகம் ஒன்றாய் உருவாக்கும் போது மட்டும் தான், அதன்பின் எவ்வளவு தாள்கள் வேண்டுமென்றாலும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம்.

3. எழுத்துரு மற்றும் எழுத்தின் அளவு (Font and Font Size)

இயல்பு எழுத்துரு மற்றும் அளவு MS office தொகுப்பில் உள்ள பயன்பாடுகள் ஒவ்வொன்றிலும் மாறுபடும். Excel பொறுத்தவரை இது Arial, 10 point ஆகும். நீங்கள் கையாளும் தரவுகளை பொருத்து இதனை நீங்கள் தகவமைத்துக் கொள்ளலாம் (customize). என்னை பொறுத்தவரை, எழுத்துக்களுக்கு (Text) Verdana எழுத்துருவும், எண்களுக்கு Trebuchet MS எழுத்துருவும் பொருத்தமாய் இருக்கும்

4. கோப்புகள் சேமிக்கும் இடம் (Folder)

நீங்கள் ஒவ்வொரு முறை புதிய கோப்புகளை சேமிக்கவோ (Ctrl + S) , சேமித்த கோப்புகளை திறக்கவோ (Ctrl + O) முயலும் போது My Documents Folderக்குத்தான் செல்லும், இதனை நீங்கள் உங்கள் விருப்பப்பட்ட Folderக்கு மாற்றியமைத்து உங்கள் நேரத்தை மிச்சமாக்கலாம்.

கட்டளை (Command) : Tools -> Options -> Genaral

நன்றி
சங்கர்

டிஸ்கி
பள்ளி இறுதிவரை தமிழ்வழிக்கல்விலேயே பயின்ற போதிலும், கலைச்சொல்லாக்கம் என்பது தடுமாற்றமானதாகவே உள்ளது. இங்கு நான் பயன்படுத்தியிருக்கும் சொற்களுக்கு எளிய மாற்றுச்சொல் தெரிந்தால் கட்டாயம் பின்னூட்டத்தில் குறிப்பிடவும்.

உங்கள் Excel அறிவை மதிப்பிடலாமா

2009-11-20T00:12:00.009+05:30

Excel மீதான உங்கள் ஆளுமையின் அளவை அறிவதற்கு இங்கு ஒரு கருத்து கணிப்பை இணைத்துள்ளேன், நான்கு நிலைகளையும் (Levels) தெரிவுகளாக கொடுத்துள்ளேன். இதனை தமிழ்படுத்த வேண்டுமெனில், தொடக்கநிலை, இடைநிலை, உயர்நிலை, மேல்நிலை எனக் கொள்ளலாம் (நமது கல்விமுறையின் படிநிலைகளை மனதில் கொள்க). இந்த நான்கு நிலைகளுக்குமான என்னுடைய விளக்கங்கள் இதோ,

தொடக்க நிலை (Beginner)

Windows சார்ந்த மென்பொருட்களின் செயல்பாடு குறித்த அடிப்படைகளை அறிந்தவர்களை இப்பிரிவில் சேர்க்கலாம், அதாவது கோப்புகளை திறத்தல், தரவுகளை உள்ளிடுதல் (data entry), சேமித்தல், சிறு சிறு எளிய அட்டவணைகளை (Table) உருவாக்குதல் போன்றவற்றை சிரமமின்றி செய்ய இவர்களால் இயலும்.

இந்த நிலையில் இருப்பவர்கள் அறிந்திருக்கக்கூடிய (வேண்டிய) Functions என நான் கருதுவது SUM, COUNT, AVERAGE, ROUND, MIN, MAX.

மேலும் Auto filter பயன்படுத்துவதன் அடிப்படை குறித்தும் அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இடைநிலை (Intermediate)

Pivot Table என்றால் என்ன, அத்தனை எப்படி உருவாகுவது, எவ்வாறு தேவைக்கேற்ப மாற்றி அமைப்பது என்பது குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

கொஞ்சம் சிக்கலான Auto Filter பயன்பாடு குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும், அதாவது, இரு நிபந்தனைகளுக்கேற்ப (Conditions) Filter அமைப்பது, இரு மதிப்புகளுக்கு (values) இடைப்பட்ட தரவுகளை தேர்ந்தெடுப்பது.

Data Validation அடிப்படைகள் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.

மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் (Repeated tasks) வேலைகளுக்காக Macro ஒன்றை எப்படி பதிவு செய்வது (Record Macro) என்பது குறித்தும், பதிவு செய்த Macro-வில் சிறு மாற்றங்கள் செய்வது குறித்தும் அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இந்த வகையில் வருபவர்கள் அறிந்திருக்க வேண்டிய Functions,
IF, AND, OR, VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, RANK, LEFT, RIGHT, LEN, CONCATENATE

உயர்நிலை (Advanced)

Array Formula பற்றி அறிந்திருக்க வேண்டும்.

Dependent Data validation போன்ற அடுத்த நிலை கருவிகள் (Tools) குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

Macro Recorder உதவி இன்றி, தானே Macro Code செய்து, இயக்கும் திறன் பெற்றிருக்க வேண்டும்.
நிகழ்வுகளால் தூண்டப்படும் (Event driven) Macro குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இவர்கள் அறிந்திருக்கவேண்டிய Functions சில,
INDEX, MATCH, OFFSET, SUMPRODUCT, INDIRECT, SUBSTITUTE, ROW, COLUMN, DATE, SMALL, LARGE

மேல்நிலை (Expert)

இந்த நிலை சார்ந்தவர்களை இருவகையாய் பிரிக்க எண்ணுகிறேன், முதல்வகை, VB ப்ரோக்ராமிலிருந்து இறக்குமதி ஆனவர்கள், இவர்களுக்கு Excel ன் உள்ளிணைப்பான (In built) Functions குறித்து அதிகம் தெரியாது. ப்ரோக்ராமிங் கண்ணோட்டத்திலேயே எந்த விஷயத்தையும் அணுகுவார்கள். இவர்களால் பயனாளர் தேவைக்கேற்ற Functions (User defined) உருவாக்க இயலும். மேலும் உள்ளிணைக்கப்பட்ட Functions கூட இவர்களால் மீண்டும் எழுதப்படலாம்.

மற்றொரு வகை, உயர்நிலை திறமையாளர்களின் மேம்பட்ட நிலையினர், உயர்நிலை பயன்பாட்டாளர்களால் பல Functions பயன்படுத்த இயலும் என்றாலும், ஒன்றினுள் ஒன்றாய் கோர்க்கப்பட்ட, சிக்கலான Formulas மேல்நிலை பயனர்களால் தான் உருவாக்க இயலும்.

மேல் குறிப்பிட்ட நிலைகள் தவிர, தங்கள் துறை சார்ந்த Functions பற்றி மட்டும் ஆழமாக கற்றவர்கள், எடுத்துக்காட்டாக, அக்கவுண்ட்ஸ் துறையை சார்ந்தவர்கள் IRR, NPV போன்ற Financial Functions மீது மட்டும் தனி கவனம்செலுத்துவார்கள்.

இங்கு குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நிலைகளும், அதற்கான தகுதிகளும், என் சொந்த விருப்பத்தின் அடிப்படையில் அமைந்தவை, இவற்றில் ஏதேனும் கருத்து மாறுபாடுகள் இருப்பின் பின்னூட்டத்தில் தெரிவிக்கலாம்.

எழுதுவதாய் முடிவுசெய்து வலைப்பூவும் தொடங்கியபின், எங்கிருந்து எழுத்தை துவக்குவது என்ற குழப்பத்திலேயே மூன்று வாரங்கள் ஓடிவிட்டன. இந்த காலகட்டத்தில் என்னை உற்சாகப்படுத்திய (நைஜீரியா) ராகவனுக்கும், பின்னூட்டமிட்ட அன்பர்களுக்கும் நன்றி. இனி தொடர்ந்து எழுதுவேன்

நன்றி
சங்கர்

வணக்கம் - முதல் பதிவு

2009-10-24T21:00:00.001+05:30

இன்றைய சூழலில் கிட்டத்தட்ட அனைத்து அலுவலகங்களிலும், வேலை செய்வதற்கு சமமாக ஏன் அதைவிட அதிகமாகவே, செய்த வேலையை பற்றிய கணக்கெடுப்பும், அறிக்கைகள் உண்டாக்குவதும் (Reports) படம் போட்டு காட்டுவதும் (Graphs & Charts) முக்கியத்துவம் பெற்று வருகிறது. பெரும்பாலான அலுவலகங்களில் இந்த பணியை செய்ய ஓர் அணியே இருக்கும். (ஆனால் நான் இதுவரை தனிக்காட்டு ராஜா தான்). அரிதாய் ஒன்றிரண்டை தவிர மற்ற அனைத்து இடங்களிலும் உபயோகிக்கும் மென்பொருள் Microsoft Excel தான். Excel பற்றி இதுவரை நான் கற்றுக்கொண்டது அனைத்தும் ஆங்கிலத்தில் மட்டுமே. Excel குறித்து தமிழில் எழுதப்பட்ட வலைப்பக்கங்களை இதுவரை நான் கடந்து வந்ததில்லை (உங்களுக்கு தெரிந்தால் பின்னூட்டத்தில் குறிப்பிடலாம்), எனவே இந்த முயற்சி.

அடுத்து, என்னைப் பற்றி, ஒரு நாளின் அலுவல் நேரத்தில் குறைந்தது 90 சதவிதம் MS Excel உடன் செலவிடும் MIS Executive. கடந்த பத்து மாதங்களாய் MrExcel online Forum உறுப்பினர். கடந்த நான்காண்டுகளில் தினசரி அலுவல்கள் உண்டாக்கிய தேவைகளுக்காகவும், என்னைக் கேட்ட நண்பர்களின் சந்தேகங்களை தீர்க்கவும் கற்றுக்கொண்ட விஷயங்களை, முடிந்த அளவு எளிமையாக சொல்லலாம் என தோன்றியதன் விளைவுதான் இந்த வலைப்பூ. MrExcel Forum இல் உலவும் போது சந்திக்க நேர்ந்த தமிழர்களின் எண்ணிக்கை அளித்த நம்பிக்கையும் மற்றொரு காரணம்.

Excel இன் செயல்பாடு குறித்த அடிப்படைகள், Functions, MrExcel Forum மீண்டும் மீண்டும் சந்திக்க நேரும் சில பொதுவான கேள்விகளையும், முடித்தால் VBA பற்றியும் எழுதலாம் என்றிருக்கிறேன்

உங்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் பின்னூட்டத்தில் கேட்கலாம் அல்லது எனக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பலாம்

அனைவரும் வருக, ஆதரவு தருக