உங்கள் Excel அறிவை மதிப்பிடலாமா - ஒரு தொடர்ச்சி

நண்பர் ஜெகநாதன் Excel பயனர்களின் படிநிலைகள் குறித்த என்னுடைய பதிவிற்கு நீண்டதொரு பின்னூட்டமிட்டிருந்தார். முதலில் அவருக்கு நன்றி. அவர் குறிப்பிட்டிருக்கும் விஷயங்களின் ஆழமும் அளவும் ஒரு தனி பதிவாக எழுதும் அளவில் இருப்பதால் இப்பதிவு,

"இதே போன்ற பயன்பாட்டாளர் அளவுகோலை ​வேறொரு பக்கம் படித்திருந்தேன் (User, Power user, VBA Developer, Excel Developer and Professional Excel Developer இப்படியாக - உங்களின் வகைப்படுத்தலும் நன்றாகயிருக்கிறது."

நானும் இதுபோன்றதொரு வலைப்பக்கத்தை அடிப்படையாக கொண்டு, எனக்கு தோன்றிய சில விஷயங்களை சேர்த்துத்தான் இப்பதிவை எழுதினேன்.

"எனக்குத் தோன்றுவது,முதல் இரண்டு நிலை பயன்பாட்டாளர்களும் எக்ஸெலின் அனைத்து வகையான formatting, range / worksheet / workbook navigation, data abstraction, interpretation, charting, formulae என்று இவைகளின் பயன்பாட்டின் அளவில் மட்டும் (அனுபவ அறிவு + தொழில் தேவை) வித்யாசப்படுத்துக் கொள்ளப் பட​வேண்டியவர்கள். உ.ம். பிவட் டேபிள் பயன்பாடு தெரிந்தவுடன் ஒருவர் இன்டர்மீடியட் நிலைக்கோ அல்லது ஒரு மேக்ரோ எழுதியதும் பவர் யூஸராகவோ உயர்ந்து விட்டார் என்றும் சொல்ல முடியாது."

மிக நிச்சயமாக, நான் அப்பதிவில் குறிப்பிடத் தவறிய ஒரு விஷயம், 'ஒரு விஷயத்தை தெரிந்து கொள்வது என்பது, என்னளவில், அதன் நுணுக்கங்களை அறிவதையே குறிக்கும், (எ.கா) Pivot Table பற்றி தெரியும் என்று சொல்பவருக்கு, Calculated fileds பற்றியும் Row/Column வரிசைப்படுத்துவது (sorting) மற்றும் ஒருங்கிணைப்பது (Grouping) பற்றியும் கட்டாயம் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.

"எக்ஸெல் ஒரு ஓபன் ப்ளே க்ரவுண்ட்.. ஒரு data analysis-க்காக நீங்கள் மெனக்கெட்டு, மணக்கணக்கில் செய்த வேலையை எக்ஸெல் ​கொஞ்சம் சுலபமாக்கிக் கொடுக்கும். ​தொடக்கநிலைக்காரரை விட இடைநிலை பயன்பாட்டாளர் கொஞ்சம் சீக்கிரம் முடிப்பார்."

தொடக்க நிலை பயனருக்கும், இடைநிலையினருக்கும் இடையேயான மு

க்கிய வேறுபாடுகளில் ஒன்றென நான் கருதுவது, Mouse vs Keyboard பயன்பாடு, இடைநிலையினர் எல்லாரும் Keyboard பயன்படுத்துபவர்களாக இருக்கவேண்டுமேன்பதோ, தொடக்க நிலையினர் மட்டுமே Mouse பயன்படுத்துபவர்கள் என்பதோ இதன் பொருள்லல்ல, ஆனால் keyboard பயன்படுத்துபர்களின் செயல்திறன் சிறிது அதிகமென்றே என் அனுபவத்தில் (அதிகமில்லை எனினும்) கண்டிருக்கிறேன்.

"ஆனால், இதே data analysis வேலை திரும்பவும் ​செய்ய வேண்டுமானால்.. திரும்பவும் மணிக்கணக்கு.. மெனக்கெடல்! இந்த புள்ளியில்தான் தொடக்க / இடைநிலை பயனர்களுக்கு ​கொட்டாவி, ​கோபம், இன்னோவேஷன், ஆட்டோமேஷன், ​ரெஸிக்னேஷன் போன்ற +வ் / -வ் எண்ணங்கள் உதிக்கின்றன. இதிலிருந்து அவர்கள்.. ​மேக்ரோ, விபிஎ என்று ​தேடி ஒரு புள்ளியில் நம்மால ஆவாதுடா சாமீ என்று 'ஒரிசினல்' விபிஎ டிவலப்பரை அடைகிறார்கள்"

இந்த தேடலையே தொடக்க மற்றும் இடை நிலையினருக்கான வேறுபாடாய் நான் காண்கிறேன். போதுமென்ற மனம் உடையவர்களாக இருக்கும் தொடக்கநிலை பயனர்கள் அதிலிருந்து வெளிவருவதே இல்லை. Excel இல் ருசி கண்டுவிட்ட எவரும் அத்தனை விட்டு விலகுவது மிக கடினமென்றே கருதுகிறேன். கற்பதற்கு ஆர்வமற்ற சிலர் தான் நீங்கள் குறிப்பிட்ட முடிவுகளை நோக்கி செல்வார்கள். பெரும்பாலான நிறுவனங்களின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதர்ர்க்கு உயர்நிலை பயனர்கள் இருவரே போதும், விதிவிலக்காய் சில இடங்களில் தான் VBA Developer பணியாற்ற வேண்டிய தேவை இருக்கும்.

"நல்ல விபிஎ டிவலப்பர் (எனக்கு தோன்றுவது):
1. மூளையைக் கசக்கி முறுக்கு சுடுவது எப்படி என்று கண்டுபிடிக்கக் கூடாது (don't reinvent wheel)
2. திரும்ப பயன்படுத்துகிற மாதிரியான பாகங்கள் ​அமைக்கத் தெரிய வேண்டும் (reusable)"

மிக நிச்சயமாய் ஒப்புக்கொள்ள வேண்டிய விஷயம், Excel ஒரு முழு வளர்ச்சியடைந்த மென்பொருள் (matured software), பெரும்பாலான கேள்விகளுக்கான பதில்கள் அங்கேயே இருக்கும், தேடி எடுத்து பயன்படுத்துவது எப்படி என்பது தான் நாம் அறிந்துகொள்ள வேண்டிய விஷயம்.

"3. அசல் டேட்டாபேஸுடன் SQLலாக உரையாடத் தெரிந்திருக்க வேண்டும் (எப்போதும் இந்த எக்ஸெல் ஸ்பரட்ஷீட்டின் ஆதிமூலம் ரிஷிமூலம் எது என்ற கேள்வி இருந்துக்கிட்டே இருக்கணும்)"

இந்த இடத்தை நான் இன்னும் தொடவில்லை, கற்று அறிந்தபின் கருத்து சொல்கிறேன்.

"4. முக்கியமா எக்ஸெல் நன்றாகத் தெரிந்திருக்க வேண்டும் (விபிஎ-வில் Vlookup, Match பயன்படுத்துவதற்கு வித்தியாசம் என்ன என்கிற மாதிரி - அதிமுக்கியமா Vlookup-ங்கிற function இருக்குன்னு ​தெரிஞ்சிருக்கணும்)"

இந்த வித்தியாசம் என்ன என்பதை சொன்னால் தெரிந்து கொள்ள ஆவலை இருக்கிறேன்.

"5. ஒரு நிலையில்.. இந்த வேலைக்கு எக்ஸெல் ஆவாது.. MS-Access பக்கம் கரை ஒதுங்கிறதுதான் ​ஸேப்டி என்று முடிவெடுக்கத் தெரிந்திருக்க ​வேண்டும் (நீங்கள் எவ்வளவு ப்ரோக்கிராமிங் பண்ணினாலும் எக்ஸெலை ஒரு டேட்டாபேஸாக
மாத்தவே முடியாதுங்க - எக்ஸெல் எக்ஸெல்தான்)"

Excel ஐ database ஆக பயன்படுத்துவது தான் மிக மோசமான தவறுகளில் (abuse) ஒன்றேன்பதே என் கருத்தும். ஆனால் data analysis எனும்போது முதலில் நிற்பதும் தன்னிகர் அற்றதும் Excel தான்.

"இது இருக்கட்டும்.. உங்களின் சர்வே அடிப்படையில் நீங்கள் ஒரு முடிவுக்கு இந்நேரம் வந்திருப்பீர்கள். இதை அறிய ஆவல். அதாவது, உங்களின் இலக்கு, Excel 2007 பயனர்களா? அல்லது 2003?"

கடந்த எட்டு மாதங்களாய் 2007 பயன்படுத்தி வந்தாலும், இதுவரை நான் 2003 பயனர் தான், இன்னும் சொல்லப்போனால் 2007 எனக்கு பிடிக்கவில்லை. நான் எழுதும் விஷயங்கள் பெரும்பாலும் 2003 ஐ மையப்படுத்தியே இருக்கும் எனினும் தேவைப்படும் இடங்களில் 2007 குறித்தும் சொல்லலாம் என்றிருக்கிறேன்.

"எந்த மாதிரியான பயன்பாட்டாளர்களை கருத்தில் ​கொண்டு எழுதப்​போறீங்க? சிலருக்கு cell formatting, conditional formatting, Auto filter என்றெல்லாம் விளக்கினால் ஹாவ்வ்வ் வந்திரும்; அதற்கென்று ஆரம்பத்திலேயே விலுக்அப், யூஸர் டிபைன்ட் பங்கஷன், க்ளாஸ் மாட்யூல் என்றால் பின்னூட்டம் போட ஆளிருக்காது. அதுக்குத்தான் கேக்கிறேன் உங்கள் நிலைப்பாடு என்ன? ஆர்வத்துடன் நன்றி!"

நான்கு ஆண்டுகளுக்கு முன் முதல் முதலாய் excel இல் வேலை செய்ய சந்தர்ப்பம் வாய்த்தபோது எனக்கு தெரிந்த Functions இரண்டே தான். அவை SUM மற்றும் IF . இன்றைய நிலையில் என்னை நான் மேல்நிலை பயனாளன் என்றே மதிப்பிடுவேன். இந்த நான்காண்டுகளில் நான் எவ்வழியில் கற்றேனோ அந்த வழியிலேயே மற்றவர்களை அழைத்துச்செல்லலாம் என்றிருக்கிறேன்.

மீண்டும் ஒருமுறை, உங்கள் வருகைக்கு நன்றி. தொடர்ந்து வரவேண்டுமென்றும் கருத்துக்கள் சொல்லவோ தவறுகள் ஏதும் வந்தால் சுட்டிக்காட்டவேண்டுமென்றும் கேட்டுக்கொள்கிறேன்.

நன்றி
சங்கர்

Excel பயன்பாட்டின் அடிப்படைகள் - 1

Excel நிறுவப்படும்போது சில விஷயங்கள் Defalut ஆக இருக்கும், அவற்றில் சிலவற்றை நம் தேவைக்கேற்ப மாற்றி வைத்துக்கொள்வது குறித்து, Tools -> Options -> General என்ற பிரிவின் கீழ் அமைந்துள்ள நான்கு குறிப்புகளை இங்கு பார்க்கலாம்,

1. கடைசியாய் பார்த்த கோப்புகள் (Recent files)

நம்மில் பலருக்கு தினசரி அலுவல்களில் தேவைப்படும்

Fileகள் ஐந்து அல்லது ஆறாகத்தான் இருக்கும், ஒவ்வொரு முறையும் Windows explorer மூலமாகவோ File -> Open வழியிலோ குறிப்பிட Folder சென்று File ஐ திறப்பதற்கு பதில், File Menu விலேயே, Recent Files என்ற option உள்ளது. இயல்பில் இந்த இடத்தில் நான்கு கோப்புகளின் பெயர்கள் இருக்கும், இதனை நாம் அதிகபட்சமாக 9 கோப்புகள் (Excel 2007 இல் 50) வரை அதிகரிக்கலாம்

2. புதிதாய் உருவாக்கும் புத்தகத்தின் (workbook) தாள்களின் (worksheet) எண்ணிக்கை

நீங்கள் உருவாக்கும் ஒவ்வொரு கோப்பிலும் இயல்பாய் இருப்பது 3 தாள்கள், இதனால் கோப்பின் அளவு (Size) எந்த விதத்திலும் பாதிக்க போவதில்லை எனினும், அவரவர் தேவையையும் சௌகர்யதையும் பொருத்து இந்த எண்ணிக்கை மாறுபடலாம். என்னளவில் எண்ணிக்கை ஒன்று தான், அதற்கு மேற்பட்ட தாள்கள் எரிச்சலை தான் ஏற்படுத்தும், ஆனால் நிதிநிலை அறிக்கை (Budget) தயாரிப்பு போன்ற வேளைகளில் ஈடுபட்டிருப்பவர்களுக்கு தேவைப்படும் தாள்கள் அதிகமாய் இருக்கலாம். இந்த எண்ணிக்கையை 1 முதல் 255 வரை வைத்துக்கொள்ளலாம், ஆனால் இந்த கட்டுப்பாடு புதிதாய் புத்தகம் ஒன்றாய் உருவாக்கும் போது மட்டும் தான், அதன்பின் எவ்வளவு தாள்கள் வேண்டுமென்றாலும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம்.

3. எழுத்துரு மற்றும் எழுத்தின் அளவு (Font and Font Size)

இயல்பு எழுத்துரு மற்றும் அளவு MS office தொகுப்பில் உள்ள பயன்பாடுகள் ஒவ்வொன்றிலும் மாறுபடும். Excel பொறுத்தவரை இது Arial, 10 point ஆகும். நீங்கள் கையாளும் தரவுகளை பொருத்து இதனை நீங்கள் தகவமைத்துக் கொள்ளலாம் (customize). என்னை பொறுத்தவரை, எழுத்துக்களுக்கு (Text) Verdana எழுத்துருவும், எண்களுக்கு Trebuchet MS எழுத்துருவும் பொருத்தமாய் இருக்கும்

4. கோப்புகள் சேமிக்கும் இடம் (Folder)

நீங்கள் ஒவ்வொரு முறை புதிய கோப்புகளை சேமிக்கவோ (Ctrl + S) , சேமித்த கோப்புகளை திறக்கவோ (Ctrl + O) முயலும் போது My Documents Folderக்குத்தான் செல்லும், இதனை நீங்கள் உங்கள் விருப்பப்பட்ட Folderக்கு மாற்றியமைத்து உங்கள் நேரத்தை மிச்சமாக்கலாம்.


கட்டளை (Command) : Tools -> Options -> Genaral

நன்றி
சங்கர்


டிஸ்கி
பள்ளி இறுதிவரை தமிழ்வழிக்கல்விலேயே பயின்ற போதிலும், கலைச்சொல்லாக்கம் என்பது தடுமாற்றமானதாகவே உள்ளது. இங்கு நான் பயன்படுத்தியிருக்கும் சொற்களுக்கு எளிய மாற்றுச்சொல் தெரிந்தால் கட்டாயம் பின்னூட்டத்தில் குறிப்பிடவும்.

உங்கள் Excel அறிவை மதிப்பிடலாமா

Excel மீதான உங்கள் ஆளுமையின் அளவை அறிவதற்கு இங்கு ஒரு கருத்து கணிப்பை இணைத்துள்ளேன், நான்கு நிலைகளையும் (Levels) தெரிவுகளாக கொடுத்துள்ளேன். இதனை தமிழ்படுத்த வேண்டுமெனில், தொடக்கநிலை, இடைநிலை, உயர்நிலை, மேல்நிலை எனக் கொள்ளலாம் (நமது கல்விமுறையின் படிநிலைகளை மனதில் கொள்க). இந்த நான்கு நிலைகளுக்குமான என்னுடைய விளக்கங்கள் இதோ,

தொடக்க நிலை (Beginner)

Windows சார்ந்த மென்பொருட்களின் செயல்பாடு குறித்த அடிப்படைகளை அறிந்தவர்களை இப்பிரிவில் சேர்க்கலாம், அதாவது கோப்புகளை திறத்தல், தரவுகளை உள்ளிடுதல் (data entry), சேமித்தல், சிறு சிறு எளிய அட்டவணைகளை (Table) உருவாக்குதல் போன்றவற்றை சிரமமின்றி செய்ய இவர்களால் இயலும்.

இந்த நிலையில் இருப்பவர்கள் அறிந்திருக்கக்கூடிய (வேண்டிய) Functions என நான் கருதுவது SUM, COUNT, AVERAGE, ROUND, MIN, MAX.

மேலும் Auto filter பயன்படுத்துவதன் அடிப்படை குறித்தும் அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இடைநிலை (Intermediate)

Pivot Table என்றால் என்ன, அத்தனை எப்படி உருவாகுவது, எவ்வாறு தேவைக்கேற்ப மாற்றி அமைப்பது என்பது குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

கொஞ்சம் சிக்கலான Auto Filter பயன்பாடு குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும், அதாவது, இரு நிபந்தனைகளுக்கேற்ப (Conditions) Filter அமைப்பது, இரு மதிப்புகளுக்கு (values) இடைப்பட்ட தரவுகளை தேர்ந்தெடுப்பது.

Data Validation அடிப்படைகள் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.

மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் (Repeated tasks) வேலைகளுக்காக Macro ஒன்றை எப்படி பதிவு செய்வது (Record Macro) என்பது குறித்தும், பதிவு செய்த Macro-வில் சிறு மாற்றங்கள் செய்வது குறித்தும் அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இந்த வகையில் வருபவர்கள் அறிந்திருக்க வேண்டிய Functions,
IF, AND, OR, VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, RANK, LEFT, RIGHT, LEN, CONCATENATE


உயர்நிலை (Advanced)

Array Formula பற்றி அறிந்திருக்க வேண்டும்.

Dependent Data validation போன்ற அடுத்த நிலை கருவிகள் (Tools) குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

Macro Recorder உதவி இன்றி, தானே Macro Code செய்து, இயக்கும் திறன் பெற்றிருக்க வேண்டும்.
நிகழ்வுகளால் தூண்டப்படும் (Event driven) Macro குறித்து அறிந்திருக்க வேண்டும்.

இவர்கள் அறிந்திருக்கவேண்டிய Functions சில,
INDEX, MATCH, OFFSET, SUMPRODUCT, INDIRECT, SUBSTITUTE, ROW, COLUMN, DATE, SMALL, LARGE


மேல்நிலை (Expert)

இந்த நிலை சார்ந்தவர்களை இருவகையாய் பிரிக்க எண்ணுகிறேன், முதல்வகை, VB ப்ரோக்ராமிலிருந்து இறக்குமதி ஆனவர்கள், இவர்களுக்கு Excel ன் உள்ளிணைப்பான (In built) Functions குறித்து அதிகம் தெரியாது. ப்ரோக்ராமிங் கண்ணோட்டத்திலேயே எந்த விஷயத்தையும் அணுகுவார்கள். இவர்களால் பயனாளர் தேவைக்கேற்ற Functions (User defined) உருவாக்க இயலும். மேலும் உள்ளிணைக்கப்பட்ட Functions கூட இவர்களால் மீண்டும் எழுதப்படலாம்.

மற்றொரு வகை, உயர்நிலை திறமையாளர்களின் மேம்பட்ட நிலையினர், உயர்நிலை பயன்பாட்டாளர்களால் பல Functions பயன்படுத்த இயலும் என்றாலும், ஒன்றினுள் ஒன்றாய் கோர்க்கப்பட்ட, சிக்கலான Formulas மேல்நிலை பயனர்களால் தான் உருவாக்க இயலும்.


மேல் குறிப்பிட்ட நிலைகள் தவிர, தங்கள் துறை சார்ந்த Functions பற்றி மட்டும் ஆழமாக கற்றவர்கள், எடுத்துக்காட்டாக, அக்கவுண்ட்ஸ் துறையை சார்ந்தவர்கள் IRR, NPV போன்ற Financial Functions மீது மட்டும் தனி கவனம்செலுத்துவார்கள்.

இங்கு குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நிலைகளும், அதற்கான தகுதிகளும், என் சொந்த விருப்பத்தின் அடிப்படையில் அமைந்தவை, இவற்றில் ஏதேனும் கருத்து மாறுபாடுகள் இருப்பின் பின்னூட்டத்தில் தெரிவிக்கலாம்.


எழுதுவதாய் முடிவுசெய்து வலைப்பூவும் தொடங்கியபின், எங்கிருந்து எழுத்தை துவக்குவது என்ற குழப்பத்திலேயே மூன்று வாரங்கள் ஓடிவிட்டன. இந்த காலகட்டத்தில் என்னை உற்சாகப்படுத்திய (நைஜீரியா) ராகவனுக்கும், பின்னூட்டமிட்ட அன்பர்களுக்கும் நன்றி. இனி தொடர்ந்து எழுதுவேன்


நன்றி
சங்கர்